Banner

Hoe haal je het beste uit DAM en Cloudopslag voor jouw team?

ZETICON VISUAL SM 08

Veel organisaties maken gebruik van de cloud voor de opslag van hun belangrijke bedrijfsbestanden. Digital Asset Management systemen worden daarbij vaak gezien als cloudopslag voor gevorderden, maar is dat ook zo? Vandaag gaan we dieper in op de relatie, verschillen en gelijkenissen tussen Digital Asset Management systemen en cloudopslag diensten zoals Google Drive, Sharepoint, OneDrive of Dropbox.

Belangrijk om alvast te vermelden is dat beide idealiter naast elkaar gebruikt worden. De bedoeling van deze blog is dus niet om je te overtuigen om af te stappen van je vertrouwde Dropbox opstelling, maar juist om aan te tonen hoe een DAM oplossing de perfecte aanvulling is op een klassieke cloudopslag omgeving.

Beperkingen van cloudopslag

Voor we dieper ingaan op de relatie tussen cloudopslag en DAM is het natuurlijk belangrijk om eerst te verhelderen waarom en wanneer bedrijven überhaupt op zoek moeten naar een aanvullende datamanagement oplossing.

Elk bedrijf heeft tegenwoordig wel een gedeelde cloudopslag zoals Google Drive, OneDrive, Sharepoint of Dropbox. De reden hiervoor is natuurlijk dat diensten zoals OneDrive het makkelijk maken om bestanden voor iedereen in de organisatie overal beschikbaar te maken. Als iedereen gebruikt maakt van cloudopslag, dan zijn alle cruciale bestanden in theorie makkelijk vindbaar door iedereen in de organisatie.

In theorie dus, want zoals we in onze vorige blog reeds hebben uitgelegd is de traditionele mappenstructuur verre van ideaal om grote hoeveelheden gedeelde bestanden te organiseren. Een mappenstructuur kan namelijk slechts op één manier worden georganiseerd, een manier die doorgaans perfect logisch is voor de maker, maar die een absolute nachtmerrie kan vormen voor nieuwe werknemers die hun weg moeten vinden door het mappen doolhof.

Het structureren en doorzoekbaar maken van jouw bestanden is dus een eerste - en belangrijk - argument om te kiezen voor een DAM oplossing, maar daar blijft het natuurlijk niet bij (of deze blog had geen bestaansreden).

Welke beperkingen zijn er dan nog? Wel, waarschijnlijk zullen volgende scenario’s je bekend in de oren klinken:

"Naast onze gemeenschappelijke folders heeft iedereen ook persoonlijke werkmappen waarin werknemers hun veelgebruikte bestanden bewaren. Het is soms een hele uitdaging om de meest recente versie van een bestand te vinden."

"Onze Google Drive bevat heel wat duplicaten en geüpdate versies van bestanden. Bestanden worden vaak ad-hoc opnieuw geüpload om makkelijk de meest recente versie met collega’s te kunnen delen."

"Ons marketingmateriaal wordt in de eerste plaats in hoge resolutie opgeslagen, maar aangezien er vaak nood is aan een kleiner formaat voor web doeleinden maken we telkens ook subfolders met jpg, png en pdf-versies van hetzelfde materiaal."

De DAM oplossing

Het doel van een DAM platform is exact om dit soort problemen te gaan verhelpen. In de kern wil een DAM platform lange termijn opslag en gebruik van data faciliteren. Zoals eerder vermeld is metadata hier een belangrijk onderdeel van, maar een DAM platform zit vol interessante features die de bruikbaarheid van een databron moeten verhogen.

Een cruciale eerste feature hierbij is duplicaat detectie. Een belangrijk onderdeel van Digital Asset Management is immers dat elk bestand uniek wordt opgeslagen. Hiermee vermijd je enerzijds onnodige verspilling van opslagruimte, maar verzeker je ook dat iedereen binnen een organisatie werkt met exact hetzelfde bestand, waardoor verwarring vermeden kan worden.

Maar hoe ga je dan om met de vaak voorkomende nood om afgeleide versies van een bepaald bestand te maken? Wat doe je als je een bestand in een ander formaat nodig hebt? Of wat doe je als je een bijgesneden versie van een afbeelding of een clip van een video wil maken? In een cloudopslag systeem ben je verplicht om het bestand te downloaden, een converter te vinden en vervolgens het derivaat apart op te slaan.

Ons platform laat toe om conversies en allerlei basisoperaties zoals bijsnijden rechtstreeks in het platform uit te voeren. Zo vermijd je niet alleen het omslachtige proces van downloaden, bewerken en heruploaden, maar zorg je er ook voor dat elk derivaat automatisch en eenvoudig terug te leiden valt naar het bronbestand.

De laatste schakel is tot slot ‘Ontsluiting’. Je wilt immers ook externe applicaties gebruik kunnen laten maken van de voordelen van een DAM systeem Je wil immers ook voor externe applicaties gebruik kunnen maken van de voordelen van een DAM systeem. Dankzij onze API is het een fluitje van een cent om jouw bestanden ook extern vindbaar, doorzoekbaar en downloadbaar te maken. Integratie tussen een DAM met een CMS is ook handig voor de gebruiker zelf (naast het brede publiek). Zo kan je als gebruiker rechtstreeks assets selecteren uit je DAM en deze publiceren op je site.

Beste van beide werelden

De toegevoegde waarde van een DAM oplossing is intussen hopelijk wel duidelijk, maar hoe combineer je dat nu met je vertrouwde cloudopslag omgeving? En vooral: wat is nu de beste oplossing voor jouw team?

In de realiteit worden clouddiensten zoals Google Drive, Onedrive, Dropbox of Sharepoint gebruikt in combinatie met een DAM systeem. Wanneer een nieuwe publicatie gemaakt dient te worden, wordt vertrokken van een nieuw document, dat vaak in een shared folder in Google Drive, Sharepoint, Onedrive of Dropbox wordt opgeslagen. Op die manier kunnen verschillende mensen samenwerken in één document.

Vanuit de werkomgeving (Word, Powerpoint, Adobe, …) kunnen bestanden uit het DAM vervolgens via een plug-in rechtstreeks geconsulteerd worden. Het DAM bevat dan bijvoorbeeld de goedkeurde versies van de beelden die mogen gebruikt worden overheen alle documenten. Zo hoef je nooit meer je collega’s aan te klampen met de vraag of je wel de juiste versie gebruikt. Als het document is afgewerkt, kan het dan worden opgeslagen in het DAM systeem voor hergebruik.

Samengevat zijn clouddiensten zoals Google Drive, Onedrive, Sharepoint en Dropbox ideaal voor korte termijn, intensieve samenwerkingen, waarbij meerdere mensen itereren en aanpassingen doorvoeren op hetzelfde bestand. Eens de data inhoudelijk finaal is, vormt een DAM systeem de ideale oplossing voor het lange termijn hergebruik van dat bestand voor dezelfde of andere doeleinden.

Hoe kan Zeticon mijn organisatie helpen?

Elke organisatie heeft ook unieke noden en complexiteiten, daarom begint Zeticon ook altijd met een onboarding workshop, waarbij onze expertise wordt gecombineerd met de domeinkennis van de klant om tot een optimale oplossing te komen.

Onze DAM oplossing is ontworpen om de traditionele complexiteiten van een DAM systeem op te vangen. Wij hebben ons platform ontwikkeld aan de hand van intensieve collaboratie met onze klanten, en hebben op basis van hun feedback bijzondere aandacht gevestigd op de proces gedreven aard van het platform. Het opstellen van flows voor het uploaden, bewerken, opslaan en ontsluiten van bestanden is makkelijker dan ooit en dankzij ontwikkelde plug-ins kunnen we rechtstreeks integreren met externe applicaties zoals Adobe Photoshop.

Heeft jouw organisatie ook nood aan een robuuste oplossing voor het opslaan en beschikbaar maken van data in de cloud? Contacteer ons, en wij helpen je graag op weg om de juiste beslissing te maken voor jouw team

Is jouw organisatie de volgende in lijn?

Samen bouwen we aan een efficiënt archiveringsplatform!

Contacteer ons

Deze website maakt gebruik van cookies om ervoor te zorgen dat u de beste surfervaring op onze website krijgt. Meer info