Case Meemoo

Intro

Bij de Vlaamse overheid ontstond er de nood aan een archief om erfgoed-gerelateerd beeldmateriaal te digitaliseren en te bewaren. In 2012 besloten ze om de beheerderrol van het archief toe te wijzen aan Meemoo en de uitvoerende taak aan de eindklantenzelf, namelijk de musea, steden en gemeenten en andere instellingen, te geven. Met de hulp van een intensieve technische investering, gingen Meemoo en Zeticon aan de slag met de MediaHaven oplossing om het materiaal van Meemoo's contentpartners te archiveren. Door het sterke partnership van Meemoo en Zeticon ontstonden er voor Zeticon extra mogelijkheden om het MediaHaven platform verder te verrijken met functionaliteiten, met een ongeziene schaalgrootte, robuustheid en performantie. Het digitaal archief evolueerde van een aanbesteding met maximum een paar terabytes naar een centraal beheerd platform, met meer dan 170 aangesloten organisaties en een volume van meer dan 22 petabytes aan archiefmateriaal.

Het Vlaams instituut voor het archief

Meemoo bejeert een rijk archief van kostbaar beeld- en geluidsmateriaaldat bewaard wordt op verschillende dragers. Het instituut engageert zich voor het bewaren en onderhouden van het audiovisueel materiaal in Vlaanderen; het analoog materiaal wordt gedigitaliseerd en dit digitaalmateriaal wordt bewaard op het MediaHavenplatform van Zeticon. Alles gebeurt op een duurzame manier zodat ook toekomstige generaties kunnen blijven terugblikken op vroegere gebeurtenissen. Het digitaal erfgoed wordt publiek toegankelijk gemaakt en in opdracht van de Vlaamse Overheid delen ze hun beeld- en geluidsarchief via verschillende platformen, zowel voor onderwijs, cultuur, media als voor het brede publiek.

Meemoo is met andere woorden de overkoepelende organisatie binnen het Vlaamse landschap, die als doel heeft het reeds beschikbare audiovisueel materiaal in Vlaanderen in stand te houden.

Zeticon als uitverkoren partner

Tijdens het selectieproceswaren twee punten zeer belangrijk, namelijk een kostenefficiënte oplossing en partnership die toekomstgericht meedenkt. Kostenefficiëntie was op dat moment doorslaggevend, omdat meemoo toen nog geen zicht had op de finale volumes archiefmateriaal die zou worden aangeleverd. Dat het enerzijds om verschillende petabytes zou gaan en dat er anderzijds zeer strikte budgetten waren waaronder meemoo moest opereren, was wel geweten.

Als tweede punt kwam partnership aan bod, doordat meemoo zich vanaf dag één bewust was van een naderende, sterke evolutie in functionele behoeftes dat ontstaan is uit voortschrijdend inzicht. Hierbij wilden ze uiteraard zelf de nodige inspraak bewaren. Als Vlaams dynamisch bedrijf stak Zeticon er bovenuit. Enerzijds op budgettair vlak, aangezien Zeticon een oplossing aanbood op basis van tapes; de tot op vandaag goedkoopste manier wat betreft opslag. Er was dus geen investering vereist in dure HSM- infrastructuur (Hierarchical Storage Management), doordat Zeticon die functionaliteit in zijn eigen softwareplatform kon bouwen.

Alles ontstond vanuit een samenwerkingsperspectief waarbij Zeticon enerzijds zijn oplossing sterk wou laten groeien, en de agile no-nonsense aanpak van het ontwikkelingsteam anderzijds. Er was geen sprake van een log en strak projectmanagement; alles verliep zeer agile langs beide kanten. Voortdurend voortbouwend op het voortschrijdend inzicht van beide partijen, werd het platform verder gecreëerd. De kernvereiste van Meemoo was om de inhoud van de eerste aangesloten partners, zoals de VRT, zo gestaag mogelijk te archiveren. De uitdaging om meer dan 40 TB aan video per dag te kunnen archiveren was geen sinecure, zowel voor de hardwarekant als voor de MediaHaven softwarekant. Dankzij het Meemoo-project kreeg Zeticon dusdoende de kans om MediaHavenplatform technologisch uit te breiden tot het zeer schaalbare, performante, robuuste en kostenefficiënte platform dat het vandaag de dag is. En niet te vergeten: een stevig partnership tussen beide partijen dat nog moeilijk verwoestbaar is.

Voortbouwend op een onderliggend platform

Naast een centraal Mediahaven- platform voor meemoo, hebben nog verschillende organisaties tevens een eigen MediaHaven- platform opgebouwd. Beiden kunnen naadloos op elkaar aansluiten en zelfs geïntegreerd worden. Waarom zou je dit als eindklant willen doen? Ten eerste, om toegang te krijgen tot het meemoo-platform en je hierbij aan te sluiten, dient het audiovisueel materiaal onder de categorie “erfgoed” te vallen. Ten tweede, krijgen onze klanten soms nog andere toepassingsmogelijkheden van onze MediaHaven- oplossing te zien. Hierbij kan duidelijk worden dat de voor-gedefinieerde metadatastructuur en de configuratie van het centrale MediaHaven- platform van meemoo niet altijd de beste oplossing biedt. Bovendien biedt een eigen MediaHaven omgeving, naast die van het meemoo-platform, tevens de mogelijkheid om het beeldmateriaal op een eigen manier te ontsluiten via (deel-)websites, portals of zelfs via andere toepassingen.

Samen naar de geschikte oplossing

Om de best fit te vinden voor zijn klanten, werkt Zeticon heel nauw met hen en meemoo samen. Van zodra een erfgoedklant een concrete visie heeft, bepalen Zeticon en meemoo samen met de klant wat de beste manier zou kunnen zijn om de verschillende soorten aan audiovisueel materiaal op te slaan, te beheren, te preserveren en te ontsluiten. Hierbij wordt rekening gehouden met de individuele behoeften, de nood aan een lange termijn bewaring, het opslaan, beheren en ontsluiten van erfgoedmateriaal en evenals het beschikbare budget en het verwachtte volume aan audiovisueel materiaal. Op die manier bepaalt de eindklant zélf hoe hij wil omgaan met zijn archief. Kusterfgoed bijvoorbeeld, heeft een archief op meemoo, met daarnaast een eigen beeldbank, die ontsloten wordt in de vorm van een klantvriendelijke website.

Stad Kortrijk

De Stad Kortrijk startte met een eigen MediaHaven omgeving, waarbij een rijke verscheidenheid aan digitale assets worden opgeslagen, zoals kranten, (audio-)visueel erfgoed materiaal, etc. Dit zorgde ervoor, dat stad Kortrijk zelf kon bepalen hoe ze deze informatie naar het bredere publiek wilden ontsluiten en ter beschikking stellen. Zo maakten ze onder andere hun eigen opdeling voor het opslaan, beheren en ontsluiten van hun digitaal materiaal. De burgers kunnen op die manier snel en efficiënt meer informatie over hun geliefde stad terugvinden. Door het grote volume aan erfgoedmateriaal en de oplossing om het kostenefficiënt te optimaliseren, werd de oefening gestart om voor Kortrijk MediaHaven te integreren met meemoo. Op die manier kan het grote volume aan origineel erfgoed materiaal bij meemoo worden opgeslagen, maar blijven er previews en andere lagere bestanden aan een lagere resolutie opgeslagen op het lokale MediaHaven- platform. Zo krijg je de zekerheid dat je als burger geen enkele toegang tot het materiaal kan verliezen. Voor de stad Kortrijk betekent dit een serieuze kostenbesparing op vlak van digitale opslag.

Resultaat

Momenteel zijn er reeds een 170-tal organisaties aangesloten op het platform. Elke aangesloten stad, gemeente of erfgoeddienst heeft haar eigen toegang tot het platform. Van hieruit kan iedereen die is aangesloten heel gefaseerd en op eigen tempo te werk gaan om audiovisueel erfgoed op te laden. Daarnaast wordt het audiovisueel archief beschikbaar gesteld aan scholen via een deelwebsite overheen de aangesloten steden, gemeenten of erfgoeddiensten; als leerkracht kan je snel in het archief duiken om beeldmateriaal te gebruiken voor lessen of testen.

Momenteel kunnen we als Zeticon fier terugblikken op een steeds groeiend platform Daarnaast zijn we ook enorm trots dat het platform een opslag en archivering biedt van meer dan 22 PetaByte aan (audio-)visueel materiaal, dat op een snelle en efficiënte manier kan worden teruggevonden. Meemoo blijft Zeticon dagelijks uitdagen, door de omvang en groei in volume en het aantal bestanden, om de oplossing nog groter, sneller en kostenefficiënter te maken. Dit komt uiteraard alle klanten op ons platform ten goede.

Door al deze elementen samen, in combinatie met de hybriditisering van de opslag(cloud, commoditisering van object storage, etc.), wacht er ons nog een mooie toekomst gevuld met vele uitdagingen die we samen met onze vaste partner van het eerste uur zullen aangaan!